O firmě

Firma Strojírna Vehovský s.r.o. je menší strojírenská firma, která se orientuje na zakázkovou strojírenskou výrobu. Firma vyrábí přesné obráběné dílce pro stálé zahraniční odběratele, většinou z oblasti automobilového průmyslu. Výroba je realizována na moderním strojním vybavení - CNC strojích : hrotových soustruzích, svislých CNC obráběcích centrech apod.

Veškerý provoz je soustředěn do jednoho centra, kde se nachází výrobní zařízení, sklady i administrativa a management společnosti. Firma dnes zaměstnává něco přes 50 pracovníků. Pro firmu uvedené činnosti představují poměrně velké množství menších zakázek s důrazem na termín dodání. Část zakázek jsou požadavky na opakovatelné výrobky.

O nasazení systému MAGIS Lite bylo managementem podniku rozhodnuto především z důvodu najít vhodné nástroje pro podporu prosté výrobní evidence a především pro plánování a rozvrhování práce. Bez takovéhoto nástroje by bylo pro pracovníky firmy již obtížné zajistit plynulost výroby a seriózní potvrzování termínů zakázek.

 

Nasazení aplikace MAGIS ve firmě

O nasazení aplikace MAGIS Lite ve firmě Strojírna Vehovský bylo rozhodnuto v roce 2003, a to v rozsahu na 5ti pracovních stanicích. Instalované funkční celky aplikace byly zaměřeny na účetní a skladovou evidenci, ale také evidenci zakázek výroby a řízení a plánování výroby. Po dílčích rozšířeních a aktualizacích byla v roce 2013 aplikace zásadním zppsbem aktualizována na verzi MAGIS RV UniPaaS a zahrnuje následující součásti - moduly:

• Obchodní evidenci, Nabídky, Objednávky
• Skladovou evidenci, nákup materiálu.
• Technologickou přípravu výroby
• Řízení a plánování výroby
• Evidenci výrobních meziskladů
• Řízení jakosti, evidenci zmetkům, náklady na zmetky
• Fakturaci hotové výroby, expedici
• Kalkulace nákladů výroby
• Účetnictví a zpracování mzdové agendy.

I po rozšířeních na stávajících 20 uživatelů aplikace se jedná stále o aplikaci v menší firmě. Takovéto aplikace mívají některá svá specifika:

• Dělba práce v podniku není tak výrazná jako u větších podniků obdobného zaměření, pracovníci zastávají většinou více funkcí. Toto klade značné nároky na efektivní podporu ze strany softwarové aplikace.
• Tyto firmy kladou důraz na pružnost a schopnost vyrobit na dané technologii prakticky cokoliv co je zákazníkem požadováno.
• Aplikace musí být pro menší firmu cenově příznivá při zachování bohatého funkčního vybavení. Přitom celé softwarové řešení musí být provozně spolehlivé a pro uživatele jednoduše zvládnutelné. Tyto firmy nemívají žádného vlastního IT specialistu. 

Systém MAGIS v uvedené konfiguraci je přizpůsoben právě k takovémuto použití.

 

 

 

Provoz aplikace MAGIS 

Uživateli systému v počátcích využívání byli účetní, pomocná účetní, nákupčí, vedoucí výroby (dispečer) - současně obchodník a dva mistři střídající se po jednom na směny. Občasným uživatelem byl vlastník firmy. Postupně s rozvojem společnosti se počet uživatelů rozšiřoval, aplikace MAGIS Lite byla rozšířena na "dospělé" řešení MAGIS PRO. V současné době je v systému registrováno přes 15 uživatelů.

Obchodní proces začíná na obchodním oddělení evidencí požadavku zákazníka a zpracováním nabídky. Součástí nabídky je kromě specifikace požadovaného výrobku i kalkulace nákladů na výrobu a návrh ceny. Následným krokem je objednávka. Proces je spojen s technologickou přípravou výrobku.

Další krokem je předání požadavku - objednávky do výroby formou výrobní zakázky. Tento krok je spojen s možnostmi kumulace obdobných požadavků - objednávek do optimální velikosti výrobní dávky. Evidencí zakázek je pověřen vedoucí výroby, který současně zajišťuje plánování výrobních operací a kontrolu termínů výroby. Systém MAGIS poskytuje nástroje nejen pro přesnou evidenci zakázek, technologickou přípravu zakázek včetně zpracování úplné technologické dokumentace, ale především pro termínování výrobních operací a kontrolu nad vytížením výrobních kapacit.  

Podklady týkající se materiálových nároků zakázky jsou předávány do skladu a mohou sloužit jako podklad pro nákup materiálu. Aplikace požadavky na materiál umožňuje předat automaticky vyhodnocením materiálových norem u položek výrobní fronty. Firma se základním materiálem většinou předzásobuje, což je jedna z podporovaných metod řízení nákupu v rámci MAGIS. 

Aplikace podporuje zadání práce na pracoviště pro provedení jednotlivých operací a také odvádění těchto operací. Mistr na dílně, nyní je jeden na každou směnu, je odpovědný za řízení práce na dílně a pomocí nástrojů MAGIS zadává předepsané operace na pracoviště a konkrétnímu pracovníkovi. K tomu systém vydává příslušné dokumenty: Pracovní lístek - Průvodku. 

V rámci odvádění provedené práce jsou měřeny časy operací v (zjednodušeném) režímu Start - Stop.Odvádění provedené práce (odvedení operace) zajišťuje přímo pracovník na dílně, který operaci provedl. V rámci tohoto úkonu jsou mimo jiné sledovány i údaje o kvalitě a případné zmetky (neshody). 

Některé práce (operace) jsou zajišťovány v kooperaci s partnery, což je v systému MAGIS rovněž podporováno. Zajištění kooperací je podporováno pomocí různých nástrojů včetně nákupu „kooperací“. 

Vedoucímu výroby (a TOP-managementu) systém poskytuje nástroje pro průběžné sledování průběhu zakázek (podle jednotlivých operací), o průběžném náběhu nákladů na zakázku jakož i celkové hodnocení zakázky z hlediska ekonomického a časového. 


Po uzavření zakázky a vyexpedování zákazníkovi, nebo i v jejím průběhu, je možné sledovat a srovnávat naběhlé náklady zakázky s prodejní cenou a fakturovanými částkami. Na výrobní evidenci přímo navazuje zpracování skladového hospodářství včetně nákupu materiálu. Zde má obsluha k dispozici nástroje pro plánování nákupu podle nároků výroby. 

Vyúčtování (fakturace) zakázky se promítá přímo do účetní evidence. V rámci účetní evidence lze pak provádět mimo jiné hodnověrné ekonomické vyhodnocení jednotlivých zakázek. Účetní evidence završuje celý systém zpracováním závazných výkazů a také klíčových ekonomických ukazatelů pro řízení firmy. 

Ve firmě mají činnosti související s financemi a účetnictvím na starosti 2 pracovnice: účetní (současně zajišťuje finanční kontrolu) a fakturantka, která současně provádí fakturaci uzavřených zakázek odběratelům.

 

Přínosy aplikace MAGIS Lite

Z pohledu managementu podniku implementace aplikace MAGIS umožnila především přehledné průběžné sledování a vyhodnocování jednotlivých zakázek s minimálním administrativním aparátem. Aplikace nyní umožňuje průhledně plánovat výrobní kapacity a ověřovat smluvní termíny zakázek. Dále pak velmi zjednodušuje proces kalkulace cen a porovnání cen a nákladů.

Aplikace podporuje možnost pružného hodnocení zákazníků z různých pohledů. Karta zákazníka poskytuje informace o odebraném množství, platební morálce i další záznamy pracovníků odpovědných za prodej.

Aplikace poskytuje uživatelské organizaci oporu při aplikování postupů řízení jakosti.

 

 

Byla zahájena implementace aplikace MAGIS PRO v podniku zabývajícím se zakázkovou textilní výrobou. Aplikace zahrnuje řízení obchodní zakázky, technologickou přípravu výroby, kalkulace (předběžné i skutečné) nákladů na zakázku, přidělování práce na dílu apod. Jedná se o prvou implementaci systému MAGIS pro takovéto použití. 

MAGIS TS je specializovaná aplikace - odvětvová modifikace aplikace MAGIS PRO/ určená pro potřeby podniků typu „technické služby“. Svým rozsahem a vnitřní provázaností je v našich podmínkách poměrně ojedinělým systémem, který pokrývá veškeré obvyklé procesy a činnosti u těchto podniků. Základem aplikace je obecné řešení podnikového informačního systému MAGIS PRO. Tuto obecnou aplikaci její výrobce upravil a rozšířil o speciální funkce, které jsou typické a užitečné právě pro technické služby, tj. pro podnik, poskytující rozmanité služby v příslušném regionu a jehož odběratelem je město, občané města a podniky v působící v regionu. 

Řešení bylo poprvé implementováno v podniku Technické služby Opava, s.r.o. (rok 2004), kde nahradilo dříve využívané samostatné a izolovaně pracující aplikace. 

MAGIS TS podporuje veškeré základní obchodní a administrativní procesy v podnicích tohoto typu, včetně těch specifických (např. hřbitovní správa). Poskytuje přesný přehled hospodaření jednotlivých středisek podniku, přehled o realizovaných akcích – zakázkách (dlouhodobých i krátkodobých) a o nákladech a výnosech na tyto akce a tedy i o jejich ziskovosti. Aplikace usnadňuje vyúčtování vůči odběratelům (podnikům, magistrátu města) a také vnitropodnikové vyúčtování služeb mezi podnikovými útvary (středisky). Aplikace umožňuje i zástupné vyúčtování, tedy vyúčtování služeb (např. svozů odpadu) jménem obce, pro které službu provádí.  

O aplikaci 

Softwarová aplikace pokrývá standardní ekonomická zpracování a finanční evidenci typu pokladna, banka, knihy závazků a pohledávek, saldokonto, dále pak vrcholové účetnictví a kontroling. Součástí aplikace je evidence skladů, obecně podpora zásobování a nákupu, dále zpracování majetkové evidence a mezd. 

Základem řešení pro řízení zakázek služeb a jejich vyhodnocení je modul „Služby“. Modul je úzce propojený s výše uvedenými ekonomickými moduly aplikace MAGIS (sklady, finanční evidence). Služby řeší evidenci jednotlivých akcí – zakázek, evidenci jednotlivých naběhlých nákladů na realizaci služby, ocenění služeb podle odběratelských ceníků různých typů služeb a podle ceníku příplatků, podporuje prodej služeb a závěrečné vyúčtování jednotlivých zakázek / akcí. Umožňuje kalkulovat profitabilitu jednotlivých zakázek. Podporované postupy respektují přitom zásady obvyklé v těchto podnicích. Modul podporuje vnitropodnikové vyúčtování služeb, které si střediska podniku účtují mezi sebou vzájemně. 
Funkce fakturace služeb automatizují tento proces a eliminují chybovost obsluhy. Zohledňují různá pravidla pro vyúčtování odběrateli (např. smluvní cenou, naběhlými náklady, …).

 

Další specializované řešení je určeno pro zpracování evidence související se svozem komunálního odpadu (modul „Popel“). Modul je určen pro evidenci výsypů a vyúčtování výsypů nádob na uskladnění odpadu (kontejnerů, popelnic). Respektují se přitom různá pravidla pro vyúčtování, která mohou být v různých obcích odlišná (paušální platby, platba za výsyp ). Aplikace umí využívat záznamy ze snímačů čipů umístěných na vozidlech, pomocí kterých jsou automaticky identifikovány jednotlivé nádoby a výsypy během svozu odpadu.

 

Součástí systému je aplikace pro mzdovou a personální evidenci (MP-Mzdy). Ta je propojena s evidencí výkonů pracovníků a zpracováním docházky a je podkladem pro měsíční zpracování mezd. Modul je propojen s aplikací Účetnictví-zaúčtování mezd a Finance-automatizované zasílání plateb na účty, podporuje rozhraní pro penzijní fondy a fondy životního pojištění, vytváří výstup pro Statistický úřad -Trexima.
Aplikace je rozdělena na část mzdovou a personální, určenou pro mzdovou účtárnu a personalistu, a dále na část určenou pro řídící úroveň „mistr“. Tato část aplikace slouží pro zadávání údajů mistrem o docházce, přidělených odměnách, přesčasech, případně o čerpání fondu náhradního volna. Tyto údaje jsou podkladem pro další zpracování v rámci standardní mzdové agendy.
   
Pro zpracování docházky pracovníka na pracoviště (resp. přesněji evidenci průchodů) je využíváno napojení na elektronické snímací hodiny, umožňující automatickou evidenci průchodů. Zaměstnanci podniku jsou vybaveni čipovými kartami. To zjednodušuje mistrům vedení záznamů o docházce a jejich kontrolu.

Aplikace pokrývá i tak specifickou evidenci, jakou je Správa hřbitova. Její součástí je evidence jednotlivých hrobových míst a jejich parametrů, obsazení hrobových míst, vyúčtování pronájmů apod.

 

Poměrně rozsáhlým modulem, který je součástí aplikace, je modul Doprava. Modul je určen pro zpracování evidence vozidel a drobných mechanismů, vede provozní evidenci (Záznamy o provozu a provozních přestávkách, puťovky, plánování oprav), přesnou evidenci různých typů nákladů na vozidla (PHM, opravy – ND, pneu, ostatní náklady). Řeší i problematiku nákladů vozidel provozovaných v soupravě a/nebo s přídavným zařízením, pohotovosti apod. Záznamy jsou podkladem pro vyúčtování této služby odběrateli (integrováno do modulu Služby) a také pro sledování nákladů na vozidla. Vyúčtování služeb dopravy se provádí podle příslušných ceníků a ocenění příplatků v návaznosti na výše popsaný modul Služby.

 

Velkou předností uvedeného řešení MAGIS-Technické služby je provázanost jednotlivých aplikací-modulů, jelikož tyto části (moduly) jsou součástí jediné aplikace a jsou napojeny na společnou datovou základnu. Toto umožňuje maximální automatizaci všech procesů v podniku s minimální pracností, velkou míru kontroly a tím také věrohodnost poskytovaných informací. Softwarový systém MAGIS-Technické služby je tak ojedinělým uceleným řešením, které nabízí jednotný nástroj pro řízení a sledování různorodých typů činností podniků technických služeb: údržbu komunikací, dopravu, údržbu městských zařízení, starost o čistotu města, hřbitovní správu, zahradnictví a další typy služeb (bazén, zimní stadion). Vzhledem k modulové skladbě a možnostem parametrizace může být uvedená aplikace přizpůsobena různým velikostem podniků služeb i různým zaměřením těchto podniků.  
Aplikace poskytne vedení podniku výkonný a spolehlivý nástroj pro řízení a vyhodnocení všech hlavních činností podniku. Aplikace respektuje různá specifická pravidla pro vyúčtování, např. mezi podnikem a magistrátem města.

 

Hlavní přínosy aplikace pro uživatele je možné shrnout heslovitě následovně: 

• Ucelenost řešení a provázanost jednotlivých úloh zjednodušuje administrativu.
• Snadné a věrohodné vyhodnocení profitability jednotlivých zakázek a druhů činností. 
• Obsahuje kontrolní mechanismy týkající se nákladových položek.
• Poskytuje podklady pro průkazné vyhodnocení hospodaření středisek – útvarů podniku.
• Úspora nákladů na administrativu. 

Mimo výše uvedené uživatelé velmi oceňují velmi dobrou podporu ze strany dodavatele při realizaci individuálních požadavků na změny nebo úpravy funkcí aplikace. Toto je důležitým momentem pro zachování dlouhodobé funkčnosti aplikace a splnění hlavního cíle aplikace – poskytovat kvalitní a spolehlivou podporu pro rozhodování a řízení podniku.

 

Do aplikace MAGIS jsme zařadili nový modul Prodej z aut pro podporu mobilního prodeje s pomocí mobilních off-line terminálů. Jedná se o další variantu aplikací pro mobilní terminály, která komunikuje s aplikacemi MAGIS. Modul byl realizován ve spolupráci s firmou ApNetsoft.