Aplikace pro podporu řízení zakázek údržby strojů a zařízení a ostatního investičního majetku.

Aplikace MAGIS Řízení údržby je jedním z modulů aplikace MAGIS PRO v9. Aplikace je určena pro podniky a firmy (bez omezení velikosti), které provádějí údržbu majetku společnosti (strojového parku) vlastními silami a/nebo prostřednictvím externích partnerů a chtějí mít zajištěnu věrohodnou evidenci související s touto činností včetně sledování detailních nákladů na jednotlivá zařízení (stroje) a nebo na jejich části.

Aplikace pokrývá svými funkcemi procesy preventivní údržby strojního zařízení a technologických celků, jejich částí, budov a obecně dalšího investičního majetku. Poskytuje nástroje pro detailní evidenci udržovaných položek, podporuje řízení údržbových činností a sledování veškerých nákladů souvisejících s touto činností. Dokumentuje činnost pracovníků údržby, a podporuje komunikaci mezi útvary údržby a tím, kdo údržbu nárokuje.

Evidence Strojů a zařízení

Aplikace umožňuje evidovat stroje a zařízení a jejich části až na jednotlivé díly pomocí karet Strojů a zařízení. Tyto položky mohou být uspořádány do hierarchické struktury Strojů a zařízení. Hierarchická struktura Strojů a zařízení je jednak nástrojem pro snadnou orientaci a vyhledávání, jednak pro možnost sledování nákladů na jednotlivé úrovně hierarchické struktury položek Strojů a zařízení.

V rámci hierarchické struktury Strojů a zařízení jsou rozlišovány typy položek:

• Stroj / agregát: samostatné zařízení, na které jsou sledovány náklady na údržbu jako na samostatný celek. Obvykle se jedná o stroj, linku, zařízení, budovu nebo jejich relativně samostatná části (motor, hydraulika, …). Předpokládá se, že každý evidovaný celek má přiřazeno jedinečné identifikační číslo.
• Náhradní díl / materiál : zařízení, které není samostatně funkční. Obvykle je sledováno v rámci skladové evidence zásob materiálu resp. náhradních dílů.
• Virtuální stroj: fiktivní (reálně neexistující) zařízení, je evidována pro sledování kumulovaných nákladů několika strojů a zařízení a pro přehlednost v evidenci (skupinování zařízení).
• Dokument: externí dokument (obecně externí soubor), technická a/nebo výkresová dokumentace stroje.

Evidence udržovaných položek je provázána s evidencí majetku (hmotného, nehmotného) a může čerpat z účetní evidence např. údaje o odpisování a další údaje z karty majetku. 

V rámci definice hierarchické struktury lze sledovat náklady na jakoukoliv úroveň v této struktuře, na jakoukoliv položku v této struktuře vyjma materiálu / náhradního dílu), a také na jakoukoliv (konstrukční) pozici stroje, v níž je daná součást umístěna. Náklady jsou systémem automaticky promítány do položek vyšších. 

Strukturu Strojů a zařízení lze pružně měnit, tj. například přesouvat agregáty z jedné pozice do jiné pozice nebo do jiného stroje, případně „vymontovat“ pro provedení opravy a nahradit jiným agregátem (tj. výměnný systém). Historie změn v umístění agregátů, resp. částí zařízení si systém pamatuje.

Zakázky údržby

Zakázky údržby představují příkaz pro provedení výkonu údržby a umožňují sledovat jednotlivé akce údržby na konkrétní položce Stroje a zařízení. Zakázky obsahují popis pro zadání práce a umožňují evidovat údaje o provedeném rozsahu práce. V rámci evidence zakázek jsou sledovány veškeré nákladové položky týkající se zakázky : výkony pracovníků údržby, výkony cizích pracovníků, resp. kooperace, materiálové náklady (podle skladových položek ve vazbě na skladovou evidenci), případně jiné náklady (režie).

Součástí evidence zakázek může být veškerá dokumentace související s provedením zakázky.
V případě, že je evidována Kniha poruch /mimořádné opravy/, je zakázka provázána také na příslušný záznam v Knize poruch / mimořádných oprav. 
Aplikace rozlišuje zakázky interní (na vlastních zařízeních) a externí, tj. zakázky provedené pro cizí subjekty.

Plán preventivní údržby

Tato část aplikace umožňuje v předstihu plánovat výkony údržby pro jednotlivá zařízení. Pro sestavení plánu údržby lze využít tzv. Cykly pravidelné údržby, které jsou definovány pro jednotlivé udržované položky. Na základě cyklů a případně dalších vstupů (včetně manuálních zásahů dispečera údržby) je sestaven plán výkonů údržby na zvolené období. Položky plánu údržby jsou rozlišeny podle stupně údržby. Položky plánu údržby jsou zadávány k realizaci prostřednictví Požadavků, které souvisí se zakázkami údržby. 
Plán údržby lze finančně vyhodnotit, tj. pro plánované výkony lze spočítat plánované náklady na období. Plán je možné sledovat ve vztahu k realizovaným výkonům, tj. aplikace podporuje kontrolu plnění plánovaných úkonů.

Kniha poruch, mimořádné požadavky

V rámci aplikace je možné zaznamenávat aktuální požadavky na neplánované opravy, tj. poruchy, havárie apod. Tato část aplikace podporuje komunikaci mezi provozem (dílna) a pracovníky údržby. Rovněž u mimořádných požadavků je sledováno jejich plnění a odezva na tyto požadavky.

Sledování nákladů, výkaznictví

Aplikace umožňuje sledovat detailně a věrohodně náklady na zajištění údržby Strojů a zařízení, a to v obvyklé struktuře materiál (náhradní díly), výkony, kooperace, ostatní náklady. Náklady mohou být sledovány ve vazbě na ostatní související evidenci vedenou v rámci aplikace MAGIS nebo jiné ERP aplikace: skladovou evidenci náhradních dílů a materiálu, evidenci nákladů na kooperace z knihy Faktur přijatých.
Evidence výkonů pracovníků údržby a ostatních nákladů na údržbu je vedena přímo v rámci aplikace Řízení údržby.

Na základě rozborů nákladů lze odhalit problematická zařízení nebo jejich částí. Sledování nákladů je možné v následující struktuře:

• Náklady na stroje (zařízení) nebo jejich součásti. V rámci hierarchické struktury se náklady evidované na části atematicky promítají do vyšších položek / agregátů této struktury.
• Kumulované náklady na „virtuální“ stroje. Náklady organizační složky (střediska).
• Náklady na jednotlivé /konstrukční/ pozice strojů, ve kterých je příslušný agregát /sledovaná položka/ umístěn.
• Náklady za vybrané období.
• Výkony pracovníků údržby, výkony středisek údržby, náklady externích odběratelů těchto služeb.
• Náklady podle druhu údržbářských výkonů. Statistika údržbářských výkonů
  
  

Na obrázku výše je znázorněn výsledek kalkulace nákladů zvolené zakázky 28000205 v obvyklé strukutře s možností rozklinutí detailu každého typu nákladu na jednotlivé položky. Příklad detailu kalkulace (materiál, výkony viz níže).

Přínosy aplikace

• Řízení činnosti střediska údržby s využitím aplikace vede k vyšší efektivnosti střediska. Přehled o výkonech pracovníků a dobách reakce. 
• Přesná evidence o nákladech a detekce problematicých zařízeních z pohledů nákladovosti.  
• Efektivní nástroje pro plánování údržby.
• Snadné zpracování podkladů pro vyúčtování (fakturaci) v případě práce pro "cizí". 
• „Bezešvá“ rozhraní na ERP- aplikace, možnost začlenění aplikace Údržba do kontextu podnikových aplikací. Předpřipravená rozhraní pro SAP R/3 (materiál, FP, kontroling).
• Možnost rozšíření standardního rozsahu funkcí o tzv. "těžkou údržbu" alias řízení oprav, tj. doplnění o technologii oprav, normování, řízení operací oprav apod. 
• Spolehlivost dodavatele, certifikace dle norem ISO 9000.