Vzhledem k množícím se dotazům a požadavkům na podporu elektronického podpisu u dokladů a dokumentů (faktury, dodací listy, …) vystavených softwarovými aplikacemi chceme informovat uživatele a potencionální uživatele našich aplikací o tom, jak je možné vytvářet elektronicky podepsané dokumenty v aplikacích MAGIS.

• Aplikace MAGIS PRO i MAGIS Lite umožňují vytvářet vybrané typy elektronických dokladů ve formátu PDF a tyto mohou být opatřené elektronickým certifikátem (tj. elektronickým podpisem). Elektronický podpis obecně zaručuje, že příslušný dokument v elektronické formě (ale třeba i e-mail či jiná elektronická data) pochází z příslušného zdroje a zároveň garantuje, že jejich obsah nebyl od data vystavení změněn. Podle typu certifikátu (a typu časového razítka) má tento podpis růzmé možnosti ověření a různou právní váhu.

• Elektronický podpis v rámci standardního nastavení aplikace je podporován pro následující typy dokladů: faktura vydaná.Na základě individuálního požadavku pak mohou být podepisovány i další typy PDF-dokumentů vytvářených aplikací: dodací listy, ceníky, obchodní smlouvy, ….

Pozn.: Kromě dokladů jsou elektronicky podepisovány zprávy a dokumenty sloužící pro komunikaci se státní správou: např. Intrastat, Oznámení o nástupu a ukončení pracovního poměru, Evidenční listy atd. … Tyto dokumenty jsou verifikovány a odesílány poněkud odlišným způsobem.

• Podpora elektronického podpisu u dokumentů je v aplikacích MAGIS počínaje verzí 9. Tato podpora zajistí, že na základě parametrů nastavených pro příslušnou instalaci aplikace budou vybrané PDF-dokumenty automaticky při vytvoření podepsány instalovaným certifikátem (certifikáty) a opatřeny časovým razítkem - podle nastaveného parametru nekvalifikovaným (odvozeným ze systémového času podnikového IS) nebo kvalifikovaným podle serveru Certifikační autority, kde byla časová razítka zakoupena.

• Aby bylo možné elektronicky podepsané doklady vytvářet, musí uživatel aplikace mít instalován platný certifikát a musí znát jeho uložení v systému (je nutno nastavit příslušný parametr - cestu k certifikátu - pro aplikaci MAGIS). Tento certifikát musí být přístupný z aplikace na pracovní stanici v okamžiku vystavení dokladu.

• Je doporučeno mít s odběrateli písemně sjednánou možnost zasílání elektronických dokladů, jakou cestou budou zasílány a dále jaké typy certifikátů jsou pro příslušný účel akceptovány, tj. jestli nekvalifikovaný (Self-Signed, opatřený vlastním „neověřeným“ podpisem),  nebo kvalifikovaný, zaručený garantovaný nezávislou třetí stranou - CA Certifikační autoritou. Aplikace MAGIS je schopna použít oba typy certifikátů.

• Naši konzultanti jsou připraveni vám uživatelům být nápomocni se získáním certifikátů. Můžeme vám pomoci vygenerovat vlastní (self-signed) nezaručený certifikát. Zaručený /kvalifikovaný/ certifikát vám vystaví na základě objednávky příslušná certifikační autorita, jejich seznam je uveden zde.

• Součástí elektronického podpisu je standardně nekvalifikované (neověřené třetí stranou) časové razítko. Pokud požadujete opatřit dokumenty kvalifikovaným časovým razítkem, je třeba mít zakoupen přístup na server příslušné služby (tzn. mít zakoupen požadovaný počet časových razítek). Pro nastavení funkce elektronického podpisu v aplikaci MAGIS je třeba dodat přístupové údaje k certifikačnímu serveru (identifikaci serveru, login, heslo).

• Detail elektronického podpisu (certifikátu), kterým je příslušný doklad / pdf-dokument opatřen, je k náhledu během zobrazení dokumentu pomocí Acrobat Reader přes tlačítko „Panel podpisu“ v  pravé části na horní liště.

• Příjemce takto podepsaných dokumentů (dokladů) by měl zařadit vydavatele certifikátu, který pro doklady akceptuje, mezi důvěryhodné Identity (Certifikáty). U pdf-dokumentu například pomocí Acrobat Reader: otevřít podepsaný dokument, kliknout v horní liště na panel podpisů, otevře se podokno podpisů, kliknout na volbu Podrobnosti certifikátu a v záložce Důvěryhodnost kliknout na tlačítko Přidat k důvěryhodným identitám.

V případě požadavku na zprovoznění elektronického podpisu u dokladů nebo jiných dokumentů vytvářených aplikací MAGIS neváhejte kontaktovat naše konzultanty.

Doplňující informace:

Zákon o elektronickém podpisu

Do aplikace MAGIS PRO / MAGIS Lite jsme doplnili počínaje verzí „MAGIS 2011“ další možnost, jak si přímo z aplikace ověřit důvěryhodnost či rizikovost Vašeho zákazníka. Základní ověření rizika je nyní zařazeno v ceně základních licencí všech našich aplikací.

V České republice bylo od počátku roku 2010 do září podáno 11 255 insolvenčních návrhů na 9 756 subjektů, čímž byl již nyní překonán počet o 1759 návrhů za celý loňský rok. Zhruba 50 % návrhů u právnických osob pak končí prohlášením o úpadku, což znamená konkurz nebo reorganizaci. Z uvedených důvodů významně roste zájem českých podniků o efektivní prověřování svých partnerů, které při zahájení spolupráce nebo následné fakturaci minimalizuje riziko vzniku nedobytné pohledávky a následného zadlužování.

Abychom svým zákazníkům přinesli konkurenční výhodu a podpořili je v jejich podnikání, navázali jsme spolupráci se společností Credit Check, s.r.o., (www.creditcheck.cz), která analyzuje creditrisk data z mnoha zdrojů, například ze zdravotních pojišťoven, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku či obchodního rejstříku. Výsledkem je Creditcheck v podobě  jednoduchého symbolu (semaforu) signalizující stav dané společnosti. Způsob hodnocení kredibility firem v podání Creditchecku je stručně znázorněn zde http://www.creditcheck.cz/HowItWorks.aspx .Uvedené hodnocení lze získat na webových stránkách po zadání  IČ nebo názvu firmy. Oproti konkurenčním společnostem, z nichž některé nabízíme rovněž jako alternativu, je základní služba Creditcheck zcela zdarma.

V rámci uvedené spolupráce jsme Creditcheck integrovali přímo do aplikace MAGIS, to uvedením semaforu „rizikovosti“ v seznamu subjektů i v detailu firmy. Navíc je v aplikaci zabudováno pravidlo, které umožňuje automaticky zablokovat prodej rizikovému odběrateli, resp. blokovat jiný prodej, nežli za hotové.

Seznam firem se zapnutým semaforem rizikovosti Creditcheck 

Creditcheck přináší uživatelům našich aplikací široké veřejnosti jednoduchou službu, která je založena na způsobech posuzování kreditního rizika firemních zákazníků ve finančních institucích. Kromě sloučení dat z většiny dostupných databází (dnes celkově 10 databází s denní aktualizací statisíců položek) poskytuje i jejich inteligentní vyhodnocení v podobě 185 analytických pravidel. Ty posuzují každou firmu ve více dimenzích – kromě aktuální situace firmy samotné sledují bonitu mateřských a dceřiných firem, statutárních zástupců a hodnotí i historická data.

Získání základního hodnocení subjektu pro všechny uživatele aplikace MAGIS zdarma. V případě potřeby detailního hodnocení je toto dostupné za paušál 990 Kč / měsíčně.

Pro využití bezplatné verze služby není třeba žádné registrace ani objednávky. Placenou verzi služby je možné objednávat na adrese www.creditcheck.cz. Provozovatel služby rovněž garantuje vrácení peněz z nespotřebované části předplatného a Creditchteck je tedy možné po dobu několika měsíců vyzkoušet nezávazně.

Informace o další a dříve inzerované možnosti ověření kredibility subjektu přímo z aplikace MAGIS s podrobnými informacemi o subjektu naleznete zde (viz systém Octopus).

V rámci aplikací MAGIS PRO / MAGIS Lite počínaje počátkem roku 2010 bylo doplněno přímé propojení aplikace, tj. záznamu o subjektu (adresář firem), na systém prověření kreditních informací OCTOPUS.

Systém kreditních informací OCTOPUS je placenou službou, která poskytuje svým uživatelům v přehledné formě okamžité informace o kreditibilitě jakéhokoliv obchodního partnera. Služba je provozována společností DC GROUP a jedná se o jednoho z nejvýznamnějších poskytovatelů tohoto typu služeb na našem trhu. Uvedené informace jsou získávány z různých zdrojů a přehledně uspořádány. Rozsah poskytovaných informací je uveden níže.

Pohodlí pro uživatele aplikací MAGIS spočívá v provázanosti záznamu o subjektu a služby systému OCTOPUS. V rámci aplikace MAGIS je zařazen funkční odkaz (prolink) na tuto službu, a to ze záznamu adresáře firem (CRM), např. obdobně jako je dnes využíván odkaz na Obchodní rejstřík a jiné.

Uvedená vazba se týká z pochopitelných důvodů pouze tuzemských subjektů. U zahraničních subjektů je možné vyžádat si zpracování Kreditní zprávy rovněž, avšak již ne touto automatizovanou formou.

Jak funguje OCTOPUS?

• Po vyvolání příslušného funkčního tlačítka ze záznamu firmy (s vyplněným IČ) v aplikaci MAGIS se aplikace sama napojí na systém OCTOPU a tento shromáždí za několik sekund cenné informace o daném ekonomickém subjektu v ČR (právnické osoby i živnostníci). 
• Prohledá mnoho neplacených i placených zdrojů, zakoupené a pravidelně aktualizované databanky a vlastní informační prameny.
• Seřadí informace do logických bloků a vyhodnotí je.

Jaké informace OCTOPUS obsahuje?

• DCG-score (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Hranice rizika (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Obchodní rejstřík (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Katastr nemovitostí (aktualizace vždy při inicializaci aktuálního přehledu vlastnictví, k dispozici 5 náhledů/1 Uživatel/1 den)
• Dluhy u zdravotních pojišťoven (aktualizace 1x měsíčně)
• Databáze dlužníků (aktualizace 1x denně, obsahuje přes 260 tis. záznamů)
• Návrhy na konkurz (již neaktualizováno – pouze historické informace)
• Insolvenční rejstřík (aktualizace 1x denně)
• Exekuce na majetek posuzované firmy (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Exekuce na majetek společníků (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Český statistický úřad (aktualizace vždy při zaktualizování prohlížených dat)
• Monitoring tiskových zpráv České informační agentury (aktualizace 1x měsíčně)
• Monitoring českých deníků (aktualizace 1x denně)
• Účetní závěrky (doplňovány měsíčně, k 30.6.2009 k dispozici 462 228 závěrek)
• Porovnání subjektů v rámci odvětví (aktualizace 1x ročně)
• Vazby podnikatelských subjektů a osob (aktualizace vždy při inicializaci aktuálního přehledu vazeb, k dispozici 1 vazba/1 Koncový uživatel/1den).

Kolik uvedené informace stojí?

Neplatí se za jednotlivé informace, uživatel tyto čerpá průběžně a neomezeně v rámci ročního paušálního poplatku za využívání systému OCTOPUS. Kontaktujte nás. Rádi Vám zašleme cenové podmínky.

Po dohodě je možno čerpat další doplňkové služby (automatický monitoring obchodních partnerů, vymáhání pohledávek, detektivní vyhledávání nekontaktních dlužníků, atd.)

V případě Vašeho zájmu o další informace, jak technického, tak obchodního charakteru, jsme připraveni Vám tyto poskytnout. Upozorňujeme, že tuto službu je možné si po dohodě vyzkoušet ve zkušebním režimu.  

 DCG -score: souhrnné hodnocení "rizikovosti" podnikatelského subjektu 

V listopadu jsme úspěšně dokončili recertifikaci systému řízení kvality dle normy ISO 9001 pro procesy návrhu a vývoje software a implementace software. 

Součástí aplikace MAGIS PRO jsou nové rozšiřující funkce, které mohou být provozovány na mobilních terminálech. S využitím těchto funkcí je možné efektivně řídit skladové operace a zapojit do těchto operací operátory vysokozdvižných vozíků a skladníky. Popsané funkce podporují vyšší míru automatizace v oblasti skladových manipulací, konkrétně např. ve skladech tabulí (materiálu), dále ve skladech hotové výroby a také v oblasti přípravy nakládky a expedice.

Cílem uvedených funkcí je uspořit lidskou práci (a tím i náklady), urychlit skladové manipulace a eliminovat chyby lidské obsluhy. Tento dokument obsahuje základní informace o těchto nových funkcích a podmínkách použití.

Sklady materiálu (tabulí lepenky)

Funkce určené pro vozíkové mobilní terminály jsou napojeny na standardní skladovou evidenci. Tato evidence je vedena v případě výrobců obalů podle druhu lepenky a rozměrů tabule a funkce terminálu umožňují aktualizovat zásobu na základě příjmu snímáním paletových etiket, tj. přímo během manipulace s paletami při dodání (vykládce) a založení palet do skladu. Obdobně pak při výdeji materiálu do výroby je během manipulace proveden záznam odpovídajícího pohybu.

Funkce jsou určeny pro provoz na mobilních terminálech umístěných v kapotě vysokozdvižného vozíku (VZV). Terminál je vybaven skenerem bar-code (případně v budoucnu snímačem čipů RFID).

Během vykládky z kamionu řidič VZV skenuje paletový lístek umístěný na paletách s materiálem, obsahující úplnou identifikaci výrobku ve formátu bar-code.  Tímto způsobem zaznamená příjem, to znamená jak přesnou identifikaci materiálu (druh papíru, rozměry), tak množství materiálu. Operátor VZV doplňuje další údaje o příjmu, tedy identifikaci dodavatele, SPZ vozidla, jméno řidiče, čas vykládky. Aplikace automaticky konvertuje nasnímané údaje na kódy skladových karet.

Obdobně při výdeji do výroby (provádí se na základě automaticky vytvořené skladové zakázky) skenuje operátor VZV identifikační kód bar-code z paletového lístku vydávaného materiálu a zadává vydávané množství.

Uvedený způsob zjednodušuje a zrychluje vedení skladové evidence a současně eliminuje chybovost, která se vyskytovala dříve při dodatečném pořízení skladových pohybů z dokladu nebo ručně vedených záznamů. Předpokladem úspěšnosti bylo zajistit dodržení určité konvence týkající se značení palet materiálu, která je sjednána s výrobcem materiálu.

Skladový terminál je obdobným způsobem využíván při inventarizaci materiálu, tj. k pořízení fyzického stavu skladu.

Sklad expedice

Rozšířené funkce aplikace Expedice pro mobilní terminály umožňují pracovat s lokacemi skladu (místa uložení), což obsluze usnadňuje vyhledání palety ve skladu. Lokace eviduje operátor VZV bezprostředně při založení palety do expedičního skladu z výroby, případně při přemístění palet. Operátor mimo jiné může konkrétní paletu zablokovat, např. při zjištění poškození.

Během nakládky palet při expedici odběrateli operátor VZV postupně skenuje kódy z paletových lístků výrobků a tímto automaticky připravuje dodací list. Údaje o odběrateli včetně místa dodání jsou převzaty ze systému automaticky. Po doplnění údajů o řidiči a vozidle provede operátor přímo z terminálu tisk dokladu a tímto veškerá administrativa končí. Žádné další úkony dalšího pracovníka již nejsou nutné. Ihned během nakládky systém upozorní na případné záměny palet, tj. určení pro jiného odběratele.

Další relativně samostatné rozšiřující funkce jsou určeny pro usnadnění přípravy nakládky, tj. podporují plánování nakládky palet na auta a usnadňují vychystání.

* * *

Popsané aplikace jsou propojeny on-line se systémem MAGIS CB, takže veškeré úkony operátora VZV jsou okamžitě promítány do evidence a jsou přístupné ostatním uživatelům.

Technické vybavení

Popsané funkce jsou navrženy optimálně pro mobilní vozíkové terminály, připojení v režimu on-line k aplikačnímu serveru systému MAGIS CB. Doporučená velikost zobrazovací obrazovky jednotky je viditelná na  obrázku (1/2 standardu VGA). Výhodou těchto zařízení je pevné spojení s vysokozdvižným vozíkem a automatické dobíjení baterií z VZV. Terminál je vybaven skenerem bar-code. Je možné využít i levnější alternativu s ručním terminálem s integrovaným skenerem a menší obrazovkou velikosti ¼ VGA. 

Hlavní přínosy použití mobilních termrinálů

Popsané aplikace  a technické vybavení umožňují přenést řadu úkonů spojených s expedicí výrobků (palet) k odběrateli na operátora VZV a ušetřit tak čas dalších pracovníků. Přínosy lze shrnout v následujících bodech:

• Zjednodušení skladové evidence bez dodatečné aktualizace z dokladů.
• Zpřesnění skladové evidence.
• Zrychlení nakládky výrobků a zrychlení vystavení dokladů.
• Úspora lidské práce a tím i nákladů.
• Odstranění chybovosti v evidenci skladů, jelikož současně s manipulací jsou vytvářeny podklady pro evidenci včetně vystavení příslušných dokladů.

Zahájili jsme provoz aplikace kategorie SCM (Supply Chain Management) u našeho významného zákazníka. Příslušný modul je součástí aplikace MAGIS a podporuje automatickou komunikaci s centrálou SCM, zřízenou v rámci nadnárodní skupiny společností. V současné době jsou v rámci komunikačních kanálů podporovány následující typy zpráv: Customer Order (objednávka zákazníka), Shipment (potvrzení o přepravě), Stock Inventory (stav zásob), Goods Receipt (dodací list), Usage (spotřeba materiálu), Invoice (faktura).

Zahájili jsme realizaci dalšího projektu řízení skladových operací v expedici s využitím mobilních vozíkových terminálů Motorola VC5090. Nová softwarová aplikace pro mobilní terminály je pomocí Wi-fi sítě přímo napojená na podnikový IS MAGIS CB, tj. na výrobu a skladové hospodářství.

Aplikace jednak (i pomocí rozhraní na plánovací systém výroby)  zpřesní informace o připravenosti výrobků pro nakládku a expedici a zrychlí a zjednoduší celý proces expedice. Současně zajistí vysokou míru kontroly při manipulaci s paletami (přesné místo uložení palety, průběžné snímání identifikačních lístků z palet při manipulaci). Automatizací administrativy (hlavně přípravy dodacích listů) a jejím zjednodušením dojde k úspoře pracovní síly. Zahájení provozu aplikace je v lednu 2010.