Magis in service company MAGMA Servis a.s.

Charakteristika firmy 


Firma MAGMA Servis, a.s. působí v oblasti služeb. Provádí dodávky a montáže složitých technologických celku a dále servis těchto technologických celku. Hlavním odběratelem firmy je IVAX Pharmaceutical s.r.o. (bývalá Galena a.s.). Firma MAGMA Servis a.s. má v současnosti cca 150 pracovníku. 

V současné době firma poskytuje své služby odběratelům v provozech:

  • Chemických 
  • Farmaceutických 
  • Potravinářských 
  • Strojírenských 
  • Čistíren odpadních vod 
  • Ekologizace tepelných zdrojů

Veškerá činnost firmy je podchycena v rámci evidence zakázek, tj. jednotlivých akcí. Opakující se činnosti menšího rozsahu jsou evidovány jako celoroční zakázky. V rámci ekonomického zpracování a firemní administrativy je velký důraz kladen na přesné a věrohodné zpracování zakázek a jejich ekonomickou rozvahu (srovnání nákladu a výnosu každé zakázky).

 

Struktura systému MAGIS


Struktura systému je v této instalaci následující:

  • Účetnictví a výkaznictví, majetek. 
  • Finanční účetnictví. 
  • Mzdy - mzdová a personální evidence.
  • Zásobování materiálem.
  • Servis, tj. řízení údržby strojů a zařízení pro třetí strany.

Systém MAGIS je zde založen na typových řešeních (modulech) systému MAGIS. Modul Servis je založen rovněž na typových modelech MAGIS (moduly Služby a Řízení údržby), avšak se poměrně rozsálhlými úpravami, díky nimž apliakace odpovídá procesům řízení zakázky v rámci MAGMA.

Modul Servis pokrývá evidenci jednotlivých akcí (tj. zakázek) na realizaci služeb, a to od zahájení zakázky po vyúčtování odběrateli. Poskytuje informace pro odměňování pracovníku, které je postaveno na mimo jiné i na výpočtu ziskovosti zakázek.

V minulosti firma vedla jednoduché účetnictví. Které bylo při transformaci na a.s. nahrazeno podvojným. Pro uživatele systému MAGIS to znamenalo pouze výměnu účetního modulu a změnu některých nastavení. Veškerá ostatní zpracování zůstala beze změny.

Provoz systému MAGIS


Prvá verze aplikace byla implementována počátkem roku 1998. Základní stavebním kamenem je modul Servis, což je zakázkový systém evidující veškeré poskytované služby, prodané výrobky a zboží a související náklady. Prvá implementace byla ještě na bázi starší verze MAGIS V5, která byla určena pro textová uživatelská rozhraní (systém DOS nebo unixové terminály). V dalším období byla aplikace postupně aktualizována až na současnou verzi MAGIS V9.

Každá servisní činnost musí být ve firmě podchycena v systému pod zakázkou. Menší akce jsou evidovány pod některou z celoročně otevřených zakázek. 
Zakázka má (kromě jiných údajů) definován začátek a konec, odběratele a plánovaný rozpočet. Na zakázku jsou evidovány veškeré vydané materiály (automaticky zajišťuje Zásobování), provedené kooperace (vazba na přijaté faktury) a provedené vlastní výkony (vazba na Mzdy). V rámci pravidelného nebo nárazového vyúčtování zakázky jsou provedené práce a materiál vyúčtovány (fakturovány) odběrateli, tj. dílčí nebo závěrečné vyúčtování zakázky.


Základním údajem pro zjištění evidenci všech naběhlých nákladu je účetní konto zakázky přirazené ke každé akci při jejím otevření (a standardně shodné se zakázkou).
Vyúčtování (fakturaci) zajišťuje modul Servis na základe evidovaných nákladových položek (materiál, kooperace, práce – tj. vlastní výkony) opatřených prodejní cenou a dále na základě předem nastavených pravidel pro vyúčtování.  Cílem je maximální automatizace procesu fakturace (automatizovaný billing systém s minimálními zásahy uživatele ). 

Po uzavření akce (zakázky) nebo i v jejím průběhu je možné sledovat a srovnávat naběhlé náklady zakázky s fakturované částky, tj. jsou prováděny kalkulace profitability zakázek. Výsledky kalkulace jsou mimo jiné podkladem pro odměňování servisních pracovníků.

 

Schema aplikace v podniku  

 

 

Výhody implementace MAGIS PRO 

  • Přesná evidence servisních činností. Přesně podchycené naběhlé náklady včetně vazeb na provtní evidenci těchto nákladů. 
  • Automatizace vyúčtování servisních prací vůči odběratelům podle nastavených pravidel. Kontrolní systém ("je vše správně vyúčtováno ?"). 
  • Aplikace dovoluje přesný a okamžitý přehled o jednotlivých profitabilitě zakázek.  

Z pohledu managementu podniku implementace systému MAGIS umožňuje především průběžné sledování a vyhodnocování jednotlivých akcí firmy s minimálním administrativním aparátem. Veškeré doklady jsou automaticky propojeny na ekonomický systém a účtovány. Systém splňuje představy vedení firmy týkající se informační podpory všech hlavních činností.