Magis TS - It’s a Field-specific modification of the application for companies in the service industry, especially the technical service of cities and villages. The application handles specialized processes in those businesses, matching services like city cleaning, maintenance, transport, graveyard management, waste collection, gardening and so on.
Translation in progress
MAGIS TS je specializovaná aplikace - odvětvová modifikace aplikace MAGIS PRO/ určená pro potřeby podniků typu „technické služby“. Svým rozsahem a vnitřní provázaností je v našich podmínkách poměrně ojedinělým systémem, který pokrývá veškeré obvyklé procesy a činnosti u těchto podniků. Základem aplikace je obecné řešení podnikového informačního systému MAGIS PRO. Tuto obecnou aplikaci její výrobce upravil a rozšířil o speciální funkce, které jsou typické a užitečné právě pro technické služby, tj. pro podnik, poskytující rozmanité služby v příslušném regionu a jehož odběratelem je město, občané města a podniky v působící v regionu.
Řešení bylo poprvé implementováno v podniku Technické služby Opava, s.r.o. (rok 2004), kde nahradilo dříve využívané samostatné a izolovaně pracující aplikace.
MAGIS TS podporuje veškeré základní obchodní a administrativní procesy v podnicích tohoto typu, včetně těch specifických (např. hřbitovní správa). Poskytuje přesný přehled hospodaření jednotlivých středisek podniku, přehled o realizovaných akcích – zakázkách (dlouhodobých i krátkodobých) a o nákladech a výnosech na tyto akce a tedy i o jejich ziskovosti. Aplikace usnadňuje vyúčtování vůči odběratelům (podnikům, magistrátu města) a také vnitropodnikové vyúčtování služeb mezi podnikovými útvary (středisky). Aplikace umožňuje i zástupné vyúčtování, tedy vyúčtování služeb (např. svozů odpadu) jménem obce, pro které službu provádí.
O aplikaci
Softwarová aplikace pokrývá standardní ekonomická zpracování a finanční evidenci typu pokladna, banka, knihy závazků a pohledávek, saldokonto, dále pak vrcholové účetnictví a kontroling. Součástí aplikace je evidence skladů, obecně podpora zásobování a nákupu, dále zpracování majetkové evidence a mezd.
Základem řešení pro řízení zakázek služeb a jejich vyhodnocení je modul „Služby“. Modul je úzce propojený s výše uvedenými ekonomickými moduly aplikace MAGIS (sklady, finanční evidence). Služby řeší evidenci jednotlivých akcí – zakázek, evidenci jednotlivých naběhlých nákladů na realizaci služby, ocenění služeb podle odběratelských ceníků různých typů služeb a podle ceníku příplatků, podporuje prodej služeb a závěrečné vyúčtování jednotlivých zakázek / akcí. Umožňuje kalkulovat profitabilitu jednotlivých zakázek. Podporované postupy respektují přitom zásady obvyklé v těchto podnicích. Modul podporuje vnitropodnikové vyúčtování služeb, které si střediska podniku účtují mezi sebou vzájemně.
Funkce fakturace služeb automatizují tento proces a eliminují chybovost obsluhy. Zohledňují různá pravidla pro vyúčtování odběrateli (např. smluvní cenou, naběhlými náklady, …).
Další specializované řešení je určeno pro zpracování evidence související se svozem komunálního odpadu (modul „Popel“). Modul je určen pro evidenci výsypů a vyúčtování výsypů nádob na uskladnění odpadu (kontejnerů, popelnic). Respektují se přitom různá pravidla pro vyúčtování, která mohou být v různých obcích odlišná (paušální platby, platba za výsyp ). Aplikace umí využívat záznamy ze snímačů čipů umístěných na vozidlech, pomocí kterých jsou automaticky identifikovány jednotlivé nádoby a výsypy během svozu odpadu.
Součástí systému je aplikace pro mzdovou a personální evidenci (MP-Mzdy). Ta je propojena s evidencí výkonů pracovníků a zpracováním docházky a je podkladem pro měsíční zpracování mezd. Modul je propojen s aplikací Účetnictví-zaúčtování mezd a Finance-automatizované zasílání plateb na účty, podporuje rozhraní pro penzijní fondy a fondy životního pojištění, vytváří výstup pro Statistický úřad -Trexima.
Aplikace je rozdělena na část mzdovou a personální, určenou pro mzdovou účtárnu a personalistu, a dále na část určenou pro řídící úroveň „mistr“. Tato část aplikace slouží pro zadávání údajů mistrem o docházce, přidělených odměnách, přesčasech, případně o čerpání fondu náhradního volna. Tyto údaje jsou podkladem pro další zpracování v rámci standardní mzdové agendy.
Pro zpracování docházky pracovníka na pracoviště (resp. přesněji evidenci průchodů) je využíváno napojení
na elektronické snímací hodiny, umožňující automatickou evidenci průchodů. Zaměstnanci podniku jsou vybaveni čipovými kartami. To zjednodušuje mistrům vedení záznamů o docházce a jejich kontrolu.
Aplikace pokrývá i tak specifickou evidenci, jakou je Správa hřbitova. Její součástí je evidence jednotlivých hrobových míst a jejich parametrů, obsazení hrobových míst, vyúčtování pronájmů apod.
Poměrně rozsáhlým modulem, který je součástí aplikace, je modul Doprava. Modul je určen pro zpracování evidence vozidel a drobných mechanismů, vede provozní evidenci (Záznamy o provozu a provozních přestávkách, puťovky, plánování oprav), přesnou evidenci různých typů nákladů na vozidla (PHM, opravy – ND, pneu, ostatní náklady). Řeší i problematiku nákladů vozidel provozovaných v soupravě a/nebo s přídavným zařízením, pohotovosti apod. Záznamy jsou podkladem pro vyúčtování této služby odběrateli (integrováno do modulu Služby) a také pro sledování nákladů na vozidla. Vyúčtování služeb dopravy se provádí podle příslušných ceníků a ocenění příplatků v návaznosti na výše popsaný modul Služby.
Velkou předností uvedeného řešení MAGIS-Technické služby je provázanost jednotlivých aplikací-modulů, jelikož tyto části (moduly) jsou součástí jediné aplikace a jsou napojeny na společnou datovou základnu. Toto umožňuje maximální automatizaci všech procesů v podniku s minimální pracností, velkou míru kontroly a tím také věrohodnost poskytovaných informací. Softwarový systém MAGIS-Technické služby je tak ojedinělým uceleným řešením, které nabízí jednotný nástroj pro řízení a sledování různorodých typů činností podniků technických služeb: údržbu komunikací, dopravu, údržbu městských zařízení, starost o čistotu města, hřbitovní správu, zahradnictví a další typy služeb (bazén, zimní stadion). Vzhledem k modulové skladbě a možnostem parametrizace může být uvedená aplikace přizpůsobena různým velikostem podniků služeb i různým zaměřením těchto podniků.
Aplikace poskytne vedení podniku výkonný a spolehlivý nástroj pro řízení a vyhodnocení všech hlavních činností podniku. Aplikace respektuje různá specifická pravidla pro vyúčtování, např. mezi podnikem a magistrátem města.
Hlavní přínosy aplikace pro uživatele je možné shrnout heslovitě následovně:
• Ucelenost řešení a provázanost jednotlivých úloh zjednodušuje administrativu.
• Snadné a věrohodné vyhodnocení profitability jednotlivých zakázek a druhů činností.
• Obsahuje kontrolní mechanismy týkající se nákladových položek.
• Poskytuje podklady pro průkazné vyhodnocení hospodaření středisek – útvarů podniku.
• Úspora nákladů na administrativu.
Mimo výše uvedené uživatelé velmi oceňují velmi dobrou podporu ze strany dodavatele při realizaci individuálních požadavků na změny nebo úpravy funkcí aplikace. Toto je důležitým momentem pro zachování dlouhodobé funkčnosti aplikace a splnění hlavního cíle aplikace – poskytovat kvalitní a spolehlivou podporu pro rozhodování a řízení podniku.
